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リライト・編集

そのドキュメントの内容、読者に正しく伝わっていますか?

  • ・「技術的な内容はきちんと書けるけど、表現があまりうまくないと思う」
  • ・「マニュアルや取扱説明書の書き方がよく分からないなあ」
  • ・「この書き方で読み手に理解してもらっているのか分からないし、正直、あまり自信がない」

「文章を書く」という作業は簡単なようで、その実、大変奥が深く非常に難しいものです。

それは、マニュアルにはマニュアルの書き方が、カタログにはカタログの書き方(表現や記述ルール)があるためです。その他にも、契約書、プレスリリース、論文・・・・とそれぞれドキュメントはそれぞれの特性を持っています。

つまり、それぞれのドキュメントに合わせた書き方をしなければなりません。

なぜ特性があるのでしょうか?
それはドキュメントはそれぞれ固有のはっきりした目的や使命を持っているためです。

では、なぜ目的や使命を持っているのでしょうか。
個人の日記や備忘録、メモなどは、「対象読者が自分自身」であるために何を書いても、どんな書き方をしても問題ありません。自分が分かればいいのです。

しかし、このような場合を除いて対象読者は「自分以外の他人」です。 社内文書であれば対象の読者は上司や先輩や同僚かも知れませんし、他部署のスタッフかも知れません。社外への文書であれば、その多くが顧客向けのドキュメントになります。

対象読者に伝えなければならないことがある=正しく伝える必要がある

仕事で使用するドキュメントはすべて対象読者に誤解を与えず、内容を正しく伝えなくてはなりません。

これがさまざまなドキュメントが目的や使命を持っている理由です。

世に「文章の書き方」や「ライティング講座」等があるのは、その表現技法を含めて、相手の立場に立って書かなければならないという目的を、よりスムースに効率的に達成するための手段や技術を伝えるために存在するのです。どこかでしっかりと学習しなければならないと言えるほど「正しく文章を書く」というのは難しいことなのだと言えます。

正しく伝えるためには

読み手に正しく情報を伝えることを目的とした場合、どこに注意すればいいのでしょうか。3つのポイントを押さえておきましょう。

  • ・「誰が読むのか」をしっかりと意識して書くこと
  • ・その上でドキュメントごとの特性に従った書き方をすること(専門用語や表現等)
  • ・1 つの文章が、対象読者によって、2 通り以上の意味(ダブルミーニング)を取られるような書き方をしないこと

正しく伝えるスキルとは

「正しく伝える」ためのポイントを抑えることができたら、次は、「正しく伝えるスキル」を持たなければなりません。

どんなに素晴らしい技術や商品があっても、知ってもらわなければ伝わらない、買ってもらえないのと同様に、どんなに素晴らしいコンテンツを持っていても、正しく伝わらなければ意味が無いのです。

  • ・マニュアルや取扱説明書なら、技術的な内容を正しい表現によって伝えること
  • ・Web サイトやカタログなら、製品やサービスを魅力的な表現によって伝えること
  • ・契約書なら、契約内容を間違いなく完全に伝えること
  • ・技術文書やホワイトペーパーなら、その技術を正しく、的確な専門用語を駆使して伝えること

リライト・編集を行なうと何が起きるのか?

ここでもう一度考えてみましょう。

  • ・今、貴社で作成されているドキュメントは本当に正しく伝わっていると思いますか?またその自信はありますか?
  • ・ユーザやお客様に貴社ドキュメントが分かりにくいと言われたことはありませんか?

書き手には「自分の文章のどこに問題があるのか」というのは、なかなか気がつきにくいものです。

推敲することで品質は向上しますが、抜本的に文章の構造を変えることや文節を入れ替える、より適切な用語を選び使用することなどは、書き手にとってはとても勇気の必要な作業です。

そして何より文章を書く上での豊富な知識を持っていることが前提となります。

そのため通常は、自分で書いた文章を自分で大幅に修正するのは、心理的な抵抗も含めて何が違うのか分からない点に行き着くことも少なくありません。

そこで、もう一度読み返すこともさることながら、「他人の目で、他人の視点で校正する」ことが非常に大切になります。これは偏りのない文章を作る上で、非常に重要な工程なのです。

プロのライター(コピーライターやテクニカルライター)によって、リライトや編集を行うことによって、より洗練された文章に生まれ変わらせることが可能になります。

それはつまり、対象読者にとっても読みやすく、そして正確に伝わりやすい文章となり得ます。そしてブラッシュアップされた文章は、貴社にとって多くのアドバンテージを生み出します。

  • ・競合他社よりも分かりやすいドキュメントは、顧客やユーザにも安心感を与える、興味を持ってもらいやすい
  • ・魅力的な文章とデザインを使っているドキュメントは、一流の営業マンの説明する力に匹敵するため、結果としてセールスの効率を上げる
  • ・明解なロジックとそれを支える構成力のあるドキュメントは、説得力を向上させる

もちろんリライトや編集をしなくても、顧客やユーザが理解し納得できるドキュメントはもはや目的を達成していると言えます。

リライト・編集という作業工程自体は「目的」ではなく、あくまでも手段、技術に過ぎないため、以下の点に注意しましょう。

  • ・「現状のままで目的を達成できるのか?」
  • ・「達成できないとした場合、それを可能にするためには何が必要なのか?」
  • ・「目的を達成するために、どんな手段や方法を用いるのか?」

翻訳の品質にも直接影響を与える原文

正しい日本語を書くことは、翻訳・ローカライズにも非常に大切です。

『翻訳の品質は原文によっても影響を受ける』からです。

翻訳やローカライズ作業は、原文に記載されている情報を取捨選択をすることなく、その記載範囲で高度な表現力を使って翻訳するからです。
意味の通らない原文、冗長な原文から翻訳することは容易なことではありませんし、書き手にしか理解できないような内容や表現を翻訳するのも相当困難な作業です。

仮に、原文の時点で伝わりにくい内容や表現であれば、翻訳し、原文以外の言語になったとしても果たして伝わるのでしょうか?
もし原文と異なる言語でも内容が伝わるとすれば、その対象読者は、「書き手」その人自身となります。しかし、ビジネスで使用するドキュメントではこれだけでは不十分です。

  • ・どう伝えるのか?
  • ・何を伝えるのか?
  • ・誰に伝えるのか?

技術翻訳やローカライズ サービスでも「対象読者」を意識するのとしないのでは翻訳品質に差が出ます。

だからこそ、原文を大切に取り扱い、そしてマニュアルや取扱説明書、プレスリリース、カタログ、 ブローシャ、Web サイトなど、対象と用途に合わせて正しく翻訳することが大切なのです。

トライベクトルのリライト・編集サービスについて

前述のように弊社では、「誰が読むのか」というコンセプトをしっかりと捉えた上で貴社ビジネスをサポートするためのサービスを取り揃えております。
なぜリライト・編集を行わなければならないのか、その本質を捉えた上での包括的ソリューションをご提供しております。ぜひ弊社のリライト・編集 サービスについてお気軽にお問い合わせください。

お見積りは無料 です。 まずはお気軽にお問い合わせください。

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